Laut DSGVO haben Sie das Recht, personenbezogene Daten so lange zu speichern, wie sie für den ursprünglichen Zweck benötigt werden. Das bedeutet, dass Daten gelöscht werden müssen, sobald der ursprüngliche Zweck nicht mehr besteht. Damit wird verhindert, dass große Datenmengen angesammelt werden, für die es keine Rechtsgrundlage mehr gibt.
Was bedeutet das in der Praxis?
Theoretisch muss ich Daten von Teilnehmenden nach einer Veranstaltung löschen, es sei denn, es gibt andere rechtliche Grundlagen, die mich zwingen, die Daten länger aufzubewahren. Ein gutes Beispiel sind Personaldaten und Finanzdaten. Diese müssen, je nach Land, über einen Zeitraum von mehreren Jahren aufbewahrt werden. Ebenso müssen Daten von ERASMUS+-Projekten als Nachweis für die nationale Agentur 5 Jahre aufbewahrt werden.
Was bedeutet das nun für meine Daten von Teilnehmenden? Hier muss ich prüfen, ob es
irgendwelche Bestimmungen oder Aufbewahrungsfristen gibt, die mich verpflichten,
die Informationen länger vorzuhalten. Falls nicht, bin ich verpflichtet sie zu
löschen.