Zentrales Element der Datenschutzdokumentation ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Hier werden alle Tätigkeiten dokumentiert, in denen die Organisation oder das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet. Die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses ist ein einmaliger Aufwand. Einmal erstellt, kann es bei Änderungen laufend aktualisiert werden.

Es gibt mittlerweile auch Softwarelösungen (so genannte "Datenschutzmanagementsysteme" oder "DSM-Systeme") mit denen die Dokumentation und Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses komplett digital durchgeführt werden kann.

Es gibt keine genauen Vorgaben für den Aufbau eines Verarbeitungsverzeichnisses. Sie finden im Folgenden deswegen zwei verschiedene Vorlagen mit Anleitungen zum Ausfüllen, sowie einige weiterführende Informationen.

Beispiel

• Verarbeitungsverzeichnis des europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB). Dieses Verzeichnis wird auf einer Webseite geführt:
  https://edps.europa.eu/ueber/datenschutz-innerhalb-dem-edsb/register-der-verarbeitungen-personenbezogener-daten-beim-edsb_de?records_register%5B0%5D=topics%3A360

Weiterführende Informationen

• Schritt-für-Schritt-Anleitung für Kleinunternehmen der Stiftung Datenschutz:
  https://ds-kleinunternehmen.de/schritt-fuer-schritt

• Kurzpapier der Datenschutzkonferenz Deutschland DSK zur Umsetzung eines Verarbeitungsverzeichnisses:
  https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_1.pdf

Vorlagen

• Dokumentation einzelner Verarbeitungstätigkeiten mit Hinweisen zum Ausfüllen (docx-Datei)