Η διαχείριση προσωπικών δεδομένων στα έργα είναι το σημαντικότερο μέρος της προστασίας των δεδομένων. Εάν εξετάσετε, ελέγξετε και τεκμηριώσετε τα ακόλουθα σημεία, έχετε ήδη ολοκληρώσει ένα σημαντικό μέρος:

1. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο του έργου;
2. Είναι νόμιμη η επεξεργασία, υπάρχει δηλαδή νομική βάση; 
   
3. Η επεξεργασία πληροί όλες τις προϋποθέσεις προστασίας δεδομένων σύμφωνα με τις βασικές αρχές της προστασίας δεδομένων;
   

Υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια του ΓΚΠΔ

Η ευθύνη για την επεξεργασία των δεδομένων δεν ανήκει πάντα στους/στις διαχειριστές/τριες του έργου. Η ευθύνη για την επεξεργασία των δεδομένων των εργαζόμενων, για παράδειγμα, ανήκει συνήθως στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Στο πλαίσιο του έργου θα πρέπει να ελέγξετε διεξοδικά ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία και να διασφαλίσετε ότι υπάρχει υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων.

Νομική βάση και υποχρέωση ενημέρωσης

Τα στοιχεία επικοινωνίας των εργαζόμενων στο έργο απαιτούνται για την επεξεργασία του έργου. Τα δεδομένα αυτά παρέχονται συνήθως οικειοθελώς από τα ίδια τα πρόσωπα. Με τον τρόπο αυτό δίνουν τη συγκατάθεσή τους για την επεξεργασία. Θεωρητικά θα έπρεπε να παρέχονται και πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία, αλλά στην πράξη έχει καθιερωθεί να μην παρέχονται αυτές οι πληροφορίες.

Εάν συλλέγετε προσωπικά δεδομένα από άτομα που δεν εμπλέκονται στο έργο, πρέπει να ελέγχετε προσεκτικά την επεξεργασία και να ενημερώνετε κατάλληλα τα υποκείμενα των δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν διοργανώνετε μαθήματα κατάρτισης ή εκδηλώσεις ή εάν συλλέγονται δεδομένα από συμμετέχοντες/ουσες σε έρευνες. 

Βεβαιωθείτε για τα ακόλουθα σημεία:  

• Μπορείτε να προσδιορίσετε έναν σαφή σκοπό για τον οποίο συλλέγονται τα δεδομένα για όλα τα δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία;
  
• Περιορίζονται τα δεδομένα που επεξεργάζεστε στα απολύτως απαραίτητα;  
• Έχετε συλλέξει πραγματικά μόνο τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα;  
• Έχουν ενημερωθεί τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων; 
• Έχετε εσωτερικούς κανονισμούς σχετικά με το πότε και πώς διαγράφονται αυτά τα δεδομένα;
  

Ορισμένα από αυτά τα ερωτήματα έχουν σίγουρα ήδη διευκρινιστεί στον οργανισμό σας για άλλα έργα. Ρωτήστε απλά τους/τις συναδέλφους σας αν υπάρχει ήδη αντίστοιχη τεκμηρίωση;

Πιθανόν να χρειαστεί να αντιμετωπίσετε παρόμοια ζητήματα και σε άλλα έργα. Η καλή τεκμηρίωση των αξιολογήσεων και των διαδικασιών σας σε αυτό το έργο μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση για μελλοντικά έργα.

Πηγή: OpenClipart-Vectors στο Pixabay