Κατά την προετοιμασία ενός έργου καθορίζεται το πλαίσιο για την υλοποίηση του έργου. Οι εμπλεκόμενοι οργανισμοί-εταίροι ενσωματώνουν τα έργα στην οργανωτική τους δομή και προγραμματίζουν τους εσωτερικούς τους πόρους για το έργο. 

Οι οργανισμοί-εταίροι συναποφασίζουν και για τον τρόπο συνεργασίας τους. Καθορίζουν από κοινού τις αρμοδιότητες των επιμέρους συμμετεχόντων/ουσών στο έργο, τις διαδικασίες που απαιτούνται για την επικοινωνία και την εφαρμογή των πακέτων εργασίας και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για την υλοποίηση του έργου και την τεκμηρίωση του έργου. 

Πρέπει να ληφθεί υπόψη η προστασία των δεδομένων: 

• Η προστασία των δεδομένων ως διατομεακό θέμα στον οργανισμό σας: Τι αντίκτυπο έχει το έργο στην υφιστάμενη εφαρμογή της προστασίας των δεδομένων; Χρειάζεται να δρομολογηθούν νέες διαδικασίες ή μέτρα;
• Προστασία δεδομένων στο πλαίσιο του έργου: Τι πρέπει να εξετάσουν οι συμμετέχοντες/ουσες στο έργο όσον αφορά τις απαιτήσεις προστασίας δεδομένων; Αξίζει επίσης να ελέγξετε εάν οι διαδικασίες έχουν εφαρμοστεί επαρκώς σε όλους τους οργανισμούς-εταίρους.