Einigen sich die Projektbeteiligten auf die Nutzung bestimmter Kommunikationsdienste, ist davon auszugehen, dass die Beteiligten zumindest ihre mündliche Zustimmung und damit ihre Einwilligung gegeben haben. 

Sollten im Rahmen des Projektes personenbezogene Daten von Personen verarbeitet werden, die nicht Teil des Projektteams sind, muss sichergestellt sein, dass die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig erfolgt. Hier kann es sein, dass das Projektteam der Informationspflicht nach DSGVO unterliegt und von den Betroffenen sogar eine schriftliche Einwilligung eingeholt werden muss. 

Dementsprechend sollte zu Beginn des Projektes geprüft werden, ob durch das Projekt solche Verpflichtungen entstehen. Sollte dies der Fall sein, müssen die entsprechenden Dokumente, wie z.B.  Datenschutzhinweise oder eine Einwilligungserklärung im Rahmen des Projekts erstellt und den Betroffenen vor einer Verarbeitung der Daten vorgelegt werden. 

Aufgabe

Gibt es in Ihrer Organisation entsprechende Unterlagen? Gibt es Datenschutzhinweise für Projekt- oder Schulungsteilnehmende? Gibt es sonstige Vorlagen wie z.B. eine Einwilligung zur Verwendung von Fotos? Machen Sie eine Liste der bestehenden Unterlagen und sammeln Sie diese Dateien ggf. in der Dateiablage Ihres Projekts.