Beispiel: Feedback und Lernstandkontrolle von Beta-Testern 

Nehmen wir an, Sie holen sich bei der Umsetzung eines Lehrplanes oder eines Onlinewebinars Feedback von externen Personen ein. Diese Personen dienen als Beta-Tester und geben Ihnen Rückmeldung über Verständlichkeit Ihrer Zwischenergebnisse. Wenn Sie die Rückmeldungen nach Erhalt sichten und dann die Änderungen ggf. direkt umsetzen, besteht eigentlich kein Grund mehr, die Rückmeldungen weiterhin vorzuhalten. Ebenso sollten Testdaten in der Onlinelernplattform vor der finalen Veröffentlichung gelöscht werden. Auch hier gibt spätestens zur Veröffentlichung der finalen Projektergebnisse keinen Grund mehr, diese Daten weiter vorzuhalten. 

Beispiel: Aufwandserfassung von Projektbeteiligten (Timesheets) 

Die Aufwandserfassung von Projektbeteiligten (Timesheets) werden für den Zweck des Projektcontrollings dokumentiert. Anhand der dokumentierten Aufwände wird das Budget des Projektes überwacht. Mit Abschluss des Projektes entfällt dieser Zweck. Allerdings gibt es durch die Finanzhilfevereinbarung mit der nationalen Agentur eine Aufbewahrungspflicht zwischen drei und fünf Jahren. Weiterhin kann es in den verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten unterschiedliche steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten geben, die berücksichtigt werden müssen. 

Beispiel: Liste der Teilnehmenden bei Projektmeetings  

Die Liste der Teilnehmenden der transnationalen Projektmeetings (TPMs) wird ebenfalls für den Zweck des Projektcontrollings dokumentiert. Dieser Zweck entfällt mit Abschluss des Projekts. Im Rahmen der Aufbewahrungsfristen der Finanzhilfevereinbarung mit der nationalen Agentur müssen allerdings auch diese Daten länger aufbewahren werden.

Quelle: TRESOR69 auf Pixabay