Digitale Dienste zur Kommunikation und Zusammenarbeit werden mittlerweile in so gut wie jedem Projekt verwendet. Aus Datenschutzsicht muss die Nutzung jedoch gut durchdacht sein und mit klaren Absprachen, Maßnahmen und Handlungsanweisungen die Sicherheit der dort verarbeiteten Daten sichergestellt sein.
Über die interne Nutzung von Kommunikations- und Kollaborationsdiensten verständigen sich die Projektpartner zumeist zu Beginn des Projekts. Eine detaillierte Information über die Datenverarbeitung wird in der Praxis häufig nicht vorgenommen. Sobald jedoch Personen außerhalb des Projekts diese Dienste nutzen, müssen Sie der Informationspflicht wie vorgegeben nachkommen. Laden Sie z.B. Externe in Ihre Videokonferenz-Lösung ein, müssen Sie als Verantwortlicher den Betroffenen entsprechende Datenschutzhinweise bereitstellen.
Auch hier gilt: Dokumentieren Sie alle datenschutzrelevanten Themen. Diese können als Grundlage für zukünftigen Projekte dienen.