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Datenschutz für Kommunikation und Kollaboration

Abschlussbedingungen

Digitale Dienste zur Kommunikation und Zusammenarbeit werden mittlerweile in so gut wie jedem Projekt verwendet. Aus Datenschutzsicht muss die Nutzung jedoch gut durchdacht sein und mit  klaren Absprachen, Maßnahmen und Handlungsanweisungen die Sicherheit der dort verarbeiteten Daten sichergestellt sein.

Sicherstellung des Datenschutzes
  • Besprechen Sie mit Ihren Projektpartnern vorab, welche Softwarelösungen eingesetzt werden. Bestimmen Sie denjenigen, der die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes in den jeweiligen Angeboten übernimmt.
  • Vereinbaren Sie mit den Projektbeteiligten, welche Daten über die verschiedenen Kommunikationskanäle geteilt werden. Vermeiden Sie z.B. den unnötigen Versand von personenbezogene Daten per E-Mail oder Messenger. Speichern Sie diese Daten stattdessen in einer Datei und verschicken Sie lediglich den Link zur Dateiablage.
  • Nutzen Sie nur datenschutzkonforme Softwarelösungen. Wenn Drittanbieter Daten verarbeiten, prüfen Sie die Anbieter und schließen Sie ggf. einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. 
  • Stellen Sie sicher, dass alle Systems datenschutzfreundlich konfiguriert sind.


Informationspflicht

Über die interne Nutzung von Kommunikations- und Kollaborationsdiensten verständigen sich die Projektpartner zumeist zu Beginn des Projekts. Eine detaillierte Information über die Datenverarbeitung wird in der Praxis häufig nicht vorgenommen. Sobald jedoch Personen außerhalb des Projekts diese Dienste nutzen, müssen Sie der Informationspflicht wie vorgegeben nachkommen. Laden Sie z.B. Externe in Ihre Videokonferenz-Lösung ein, müssen Sie als Verantwortlicher den Betroffenen entsprechende Datenschutzhinweise bereitstellen. 


Dokumentation

Auch hier gilt: Dokumentieren Sie alle datenschutzrelevanten Themen. Diese können als Grundlage für zukünftigen Projekte dienen.