Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε το δικαίωμα να αποθηκεύετε προσωπικά δεδομένα για όσο χρονικό διάστημα χρειάζονται για τον αρχικό σκοπό. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται μόλις ο αρχικός σκοπός παύσει να υφίσταται. Έτσι αποφεύγεται η συσσώρευση μεγάλου όγκου δεδομένων για τα οποία δεν υπάρχει πλέον νομική βάση.
Τι σημαίνει αυτό στην πράξη;
Θεωρητικά πρέπει να διαγράψω τα δεδομένα των συμμετεχόντων/ουσών μετά από μια εκδήλωση, εκτός εάν υπάρχουν άλλες νομικές βάσεις που με αναγκάζουν να διατηρήσω τα δεδομένα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Ένα καλό παράδειγμα αποτελούν τα προσωπικά και οικονομικά δεδομένα. Ανάλογα με τη χώρα, αυτά τα δεδομένα πρέπει να διατηρούνται για περίοδο αρκετών ετών. Ομοίως, τα δεδομένα από τα έργα ERASMUS+ πρέπει να διατηρούνται για 5 χρόνια ως απόδειξη για τον εθνικό οργανισμό.
Τι σημαίνει αυτό για τα δεδομένα που έχω από τους συμμετέχοντες/ουσες; Πρέπει να ελέγξω αν υπάρχουν συγκεκριμένοι κανονισμοί ή περίοδοι διατήρησης που με υποχρεώνουν να διατηρώ τις πληροφορίες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Εάν όχι, είμαι υποχρεωμένος/η να τις διαγράψω.