Εάν οι συμμετέχοντες/ουσες στο έργο συμφωνούν για τη χρήση ορισμένων υπηρεσιών επικοινωνίας, μπορεί να θεωρηθεί ότι έχουν δώσει τουλάχιστον προφορική συγκατάθεση και, συνεπώς, την άδειά τους. 

Εάν στο πλαίσιο του έργου γίνεται επεξεργασία προσωπικών δεδομένων φυσικών προσώπων που δεν ανήκουν στην ομάδα έργου, πρέπει να διασφαλίζεται ότι η αποθήκευση και η επεξεργασία των δεδομένων αυτών είναι νόμιμη. Σε αυτή την περίπτωση, η ομάδα έργου μπορεί να υπόκειται στην υποχρέωση ενημέρωσης βάσει του ΓΚΠΔ και μπορεί να χρειαστεί ακόμη και γραπτή συγκατάθεση από τα υποκείμενα των δεδομένων.  

Κατά συνέπεια θα πρέπει να ελέγχεται κατά την έναρξη του έργου εάν προκύπτουν τέτοιες υποχρεώσεις ως αποτέλεσμα του έργου. Εάν ισχύει κάτι τέτοιο, τα σχετικά έγγραφα, όπως π.χ. δηλώσεις περί απορρήτου ή δήλωση συγκατάθεσης, πρέπει να καταρτίζονται στο πλαίσιο του έργου και να υποβάλλονται στα υποκείμενα των δεδομένων πριν από την επεξεργασία των δεδομένων. 

Άσκηση

Διαθέτει ο οργανισμός σας τα κατάλληλα έγγραφα; Υπάρχουν δηλώσεις περί απορρήτου για τους συμμετέχοντες/ουσες στο έργο ή την κατάρτιση; Υπάρχουν άλλα πρότυπα, όπως έντυπο συγκατάθεσης για τη χρήση φωτογραφιών; Δημιουργείστε μία λίστα με τα υφιστάμενα έγγραφα και συγκεντρώστε τα στο αποθετήριο αρχείων του έργου σας, εάν είναι απαραίτητο.