Κεντρικό στοιχείο της τεκμηρίωσης προστασίας δεδομένων είναι το μητρώο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας. Εδώ καταγράφονται όλες οι δραστηριότητες κατά τις οποίες ο οργανισμός ή η εταιρεία επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Η δημιουργία του μητρώου επεξεργασίας είναι μια εφάπαξ δαπάνη. Αφού δημιουργηθεί, μπορεί να επικαιροποιείται σε συνεχή βάση σε περίπτωση αλλαγών.

Στο μεταξύ υπάρχουν και λύσεις λογισμικού (τα λεγόμενα «συστήματα διαχείρισης προστασίας δεδομένων» ή «συστήματα DPM») με τις οποίες η τεκμηρίωση και η τήρηση του μητρώου επεξεργασίας μπορεί να πραγματοποιηθεί εντελώς ψηφιακά.

Δεν υπάρχουν ακριβείς προδιαγραφές για τη δομή ενός μητρώου επεξεργασίας. Για τον λόγο αυτό θα βρείτε παρακάτω δύο διαφορετικά υποδείγματα με οδηγίες για τη συμπλήρωσή τους, καθώς και ορισμένες περαιτέρω πληροφορίες..

• Μητρώο επεξεργασίας του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ). Ο κατάλογος αυτός τηρείται σε δικτυακό τόπο:
  https://edps.europa.eu/about/data-protection-within-edps/records-register_en?records_register%5B0%5D=topics%3A360

• Οδηγός βήμα προς βήμα για μικρές επιχειρήσεις από το Ίδρυμα Προστασίας Δεδομένων της Γερμανίας:
  https://ds-kleinunternehmen.de/schritt-fuer-schritt

• Σύντομο έγγραφο του Γερμανικού Συνεδρίου Προστασίας Δεδομένων DSK σχετικά με την εφαρμογή ενός καταλόγου επεξεργασίας:
  https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_1.pdf

• Τεκμηρίωση των επιμέρους δραστηριοτήτων επεξεργασίας με οδηγίες συμπλήρωσης (αρχείο docx)