Παράδειγμα: Σχόλια ανατροφοδότησης και έλεγχος κατάστασης εκμάθησης από δοκιμαστές beta

Ας υποθέσουμε ότι λαμβάνετε σχόλια ανατροφοδότησης από εξωτερικούς ανθρώπους κατά την εφαρμογή ενός διδακτικού προγράμματος ή ενός διαδικτυακού σεμιναρίου. Αυτά τα άτομα χρησιμεύουν ως δοκιμαστές beta και σας παρέχουν σχόλια σχετικά με την κατανόηση των ενδιάμεσων αποτελεσμάτων σας. Εάν εξετάσετε τα σχόλια, αφού τα λάβετε, και στη συνέχεια εφαρμόσετε τις αλλαγές αμέσως, εφόσον είναι απαραίτητο, στην πραγματικότητα δεν υπάρχει πλέον λόγος να συνεχίσετε να διατηρείτε τα σχόλια. Ομοίως, τα δεδομένα δοκιμών στην ηλεκτρονική πλατφόρμα μάθησης θα πρέπει να διαγραφούν πριν από την τελική δημοσίευση. Και σε αυτή την περίπτωση, μόλις δημοσιευτούν τα τελικά αποτελέσματα του έργου, δεν υπάρχει πλέον λόγος να συνεχίσουμε να διατηρούμε αυτά τα δεδομένα.

Παράδειγμα: Καταγραφή δαπανών από συμμετέχοντες/ουσες στο έργο (Timesheets, φύλλα χρονοχρέωσης)

Η καταγραφή δαπανών των συμμετεχόντων/ουσών στο έργο (φύλλα χρονοχρέωσης) τεκμηριώνεται για τον έλεγχο του έργου. Ο προϋπολογισμός του έργου παρακολουθείται με βάση τις τεκμηριωμένες δαπάνες. Αυτός ο σκοπός δεν ισχύει πλέον όταν ολοκληρωθεί το έργο. Ωστόσο, η συμφωνία επιχορήγησης με τον εθνικό οργανισμό επιβάλλει απαίτηση διατήρησης μεταξύ τριών και πέντε ετών. Επιπλέον, ενδέχεται να υπάρχουν διαφορετικές υποχρεώσεις παρακράτησης φόρου στα διάφορα κράτη μέλη της ΕΕ που πρέπει να ληφθούν υπόψη. 

Παράδειγμα: Λίστα συμμετεχόντων/ουσών στις συναντήσεις του έργου

Ο κατάλογος των συμμετεχόντων/ουσών στις διακρατικές συναντήσεις έργων (TPMs) τεκμηριώνεται επίσης για τον έλεγχο του έργου. Αυτός ο σκοπός δεν ισχύει πλέον μετά την ολοκλήρωση του έργου. Ωστόσο, εντός των περιόδων διατήρησης της συμφωνίας επιχορήγησης με την εθνική υπηρεσία, πρέπει να διατηρούνται και αυτά τα δεδομένα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

Πηγή: TRESOR69 στο Pixabay