Οι ψηφιακές υπηρεσίες επικοινωνίας και συνεργασίας χρησιμοποιούνται πλέον σχεδόν σε κάθε έργο. Ωστόσο, από την άποψη της προστασίας δεδομένων, η χρήση τους πρέπει να είναι καλά μελετημένη και η ασφάλεια των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία από αυτές τις υπηρεσίες πρέπει να διασφαλίζεται με σαφείς συμφωνίες, μέτρα και οδηγίες.

Διασφάλιση της προστασίας δεδομένων

• Συζητήστε με τους συνεργάτες του έργου σας εκ των προτέρων ποιες λύσεις λογισμικού θα χρησιμοποιηθούν. Καθορίστε ποιος θα αναλάβει την ευθύνη για τη συμμόρφωση με την προστασία δεδομένων στις αντίστοιχες προσφορές.
  
• Συμφωνήστε με τους/τις εμπλεκόμενους/ες στο έργο ποια δεδομένα θα κοινοποιηθούν μέσω των διαφόρων καναλιών επικοινωνίας. Για παράδειγμα, αποφύγετε την άσκοπη αποστολή προσωπικών δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσία αποστολής μηνυμάτων messenger. Αντίθετα, αποθηκεύστε αυτά τα δεδομένα σε ένα αρχείο και στείλτε μόνο τον σύνδεσμο στην αποθήκευση αρχείων.
  
• Χρησιμοποιείστε μόνο λύσεις λογισμικού συμβατές με την προστασία δεδομένων. Εάν τρίτοι πάροχοι επεξεργάζονται δεδομένα, ελέγξτε τους παρόχους και, εάν είναι απαραίτητο, συνάψτε σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.. 
• Βεβαιωθείτε ότι όλα τα συστήματα είναι ρυθμισμένα σύμφωνα με τον κανονισμό για την προστασία δεδομένων.
  

Υποχρέωση ενημέρωσης

Οι εταίροι του έργου συνήθως συμφωνούν για την εσωτερική χρήση των υπηρεσιών επικοινωνίας και συνεργασίας στην αρχή του έργου. Στην πράξη όμως δεν λαμβάνουν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων. Ωστόσο, από τη στιγμή που άτομα εκτός του έργου χρησιμοποιήσουν αυτές τις υπηρεσίες, πρέπει να συμμορφωθείτε με την υποχρέωση ενημέρωσης, όπως καθορίζεται. Για παράδειγμα, εάν προσκαλέσετε εξωτερικά μέρη στη λύση τηλεδιάσκεψης, εσείς ως υπεύθυνος πρέπει να παρέχετε στα υποκείμενα των δεδομένων τις κατάλληλες πληροφορίες προστασίας δεδομένων. 

Τεκμηρίωση

Το ίδιο ισχύει και σε αυτή την περίπτωση: Τεκμηριώστε όλα τα θέματα που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων, τα οποία μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση για μελλοντικά έργα.