Ο ΓΚΠΔ ορίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να διαγράφονται μόλις παύσει να ισχύει ο σκοπός για τον οποίο συλλέχθηκαν. Ωστόσο, ενδέχεται να υπάρχουν κανονισμοί για μεγαλύτερη περίοδο διατήρησης ανεξάρτητα από τον ΓΚΠΔ. Οι κανονισμοί αυτοί ορίζονται συνήθως στην εθνική νομοθεσία, όπως οι περίοδοι διατήρησης βάσει της φορολογικής και δημοσιονομικής νομοθεσίας.

Υπενθύμιση: Υπάρχουν και ειδικές περίοδοι διατήρησης για τα έργα Erasmus+. Ανατρέξτε στην ενότητα «Προστασία δεδομένων στην πράξη» > Προστασία δεδομένων στην παρακολούθηση έργων.

Λόγω του μεγάλου αριθμού κανονισμών και των εθνικών διαφοροποιήσεων, δεν μπορούμε να παρέχουμε συγκεκριμένες περιόδους διαγραφής σε αυτό το σημείο. Ωστόσο, το υπόδειγμά μας θα σας βοηθήσει να τεκμηριώσετε την έννοια της διαγραφής σας.

Διαδικασία

Με την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων επεξεργασίας, έχετε αποκτήσει μια γενική εικόνα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στον οργανισμό σας. Με βάση αυτό, μπορείτε τώρα να καθορίσετε πότε τα δεδομένα αυτά διαγράφονται με την έννοια της διαγραφής. Ελέγξτε με την ακόλουθη σειρά:

1. Αναρωτηθείτε πρώτα πότε παύει ο σκοπός της επεξεργασίας δεδομένων.
2. Στη συνέχεια, ελέγξτε εάν κατά την επεξεργασία υπόκεισθε σε άλλες νομικές ρυθμίσεις (πχ. φορολογική ή δημοσιονομική νομοθεσία, κανονισμούς για την απόδειξη της χρηματοδότησης ή τη διάθεση δημόσιων πόρων)..
3. Ελέγξτε αν αυτό έχει ως αποτέλεσμα συγκεκριμένες περιόδους διατήρησης.
   
4. Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις διαθέσιμες πληροφορίες για να ορίσετε έναν κανόνα διαγραφής. Ο κανόνας διαγραφής αποτελείται από ένα γενεσιουργό γεγονός (πχ. τέλος του έτους ή καταγγελία της σύμβασης) και μια περίοδο διαγραφής (πχ. 6 μήνες, 1 έτος, 3 έτη κλπ.).
5. Στο τελευταίο βήμα, διευκρινίστε πώς εφαρμόζεται ο αντίστοιχος κανόνας διαγραφής. Μπορεί η διαγραφή να γίνει αυτοματοποιημένα ή πρέπει να την πραγματοποιεί ένα άτομο χειροκίνητα; 

• Έννοια διαγραφής σε μορφή πίνακα (αρχείο docx)
• Πληροφορίες σχετικά με την έννοια της διαγραφής (αρχείο pdf)