Ein Sonderfall der E-Mail-Kommunikation sind Newsletter, bei denen sich Interessierte anmelden, um über aktuelle Informationen per E-Mail informiert zu werden. In Projekten können Newsletter dazu genutzt werden, um über den Projektfortschritt oder über Veröffentlichungen und Veranstaltungen zu informieren.  

Newsletter oder E-Mails zu Werbezwecken dürfen nur mit Einwilligung der Betroffenen oder einer gesetzlichen Rechtsgrundlage verschickt werden. 

Newsletter-Systeme

Für die Nutzung von Newsletter-Systemen gibt es in Bezug auf den Datenschutz klare Anforderungen aus:

(1) Bereitstellung von Datenschutzinformationen auf der Anmeldeseite des Newsletters

Bereits auf der Anmeldeseite des Newsletters muss auf weiterführende Datenschutzhinweise verlinkt werde. In diesen muss über die Zwecke und die Verarbeitung der verarbeiteten Daten informiert werden. 

(2) Nur zwingend notwendigen Angaben als Pflichtangaben

Was brauche ich zum Versenden eines Newsletters? Richtig, nur die E-Mail-Adresse. Für die Verarbeitung weiterer Daten (wie z.B. Name oder Vorname) gibt es in den seltensten Fällen einen triftigen Grund. Sie können diese Daten bei der Anmeldung zwar abfragen, die Angabe sollte aber freiwillig und eine Anmeldung auch ohne diese Angaben möglich sein. 

(3) Double-Opt-In Verfahren zur Anmeldung

Es wird die Nutzung eines so genannten "Double-Opt-In-Verfahrens" empfohlen. Das bedeutet, dass der Interessent nach der Anmeldung zum Newsletter eine Bestätigungsmail bekommt, in der er nochmals aktiv bestätigen muss, dass es sich in den Verteiler eintragen möchte. Alle gängigen Newsletter-Tools verfügen über eine solche Funktion. 

(4) Option zum Austragen aus dem Verteiler in jeder E-Mail

In jedem verschickten Newsletter sollte es eine Möglichkeit geben, den Newsletter abzubestellen. Häufig findet sich ein entsprechender Link am Ende der E-Mail. Auch diese Funktion wird von jedem Newsletter-Tool bereitgestellt.

(5) Datenschutzfreundliche Voreinstellungen im Newslettersystem

Überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrem Newslettersystem. Sie sollten Funktionen, die Daten über die Empfänger sammeln (z.B. Tracking und Protokollierungen) soweit wie möglich einschränken. 

Möchten Sie wissen, wie viele Empfänger den Newsletter geöffnet haben, müssen Sie die Interessenten in den Datenschutzhinweisen darüber informieren, dass Sie diese Daten erheben. 

Hinweis: Für große Newslettersysteme finden Sie im Internet detaillierte Empfehlungen für  datenschutzkonforme Einstellungen.

Quelle: Kate Stejskal auf Pixabay