Sobald Sie auf einer Veranstaltung Foto- oder Videoaufnahmen erstellen, müssen Sie die Teilnehmenden über diese Verarbeitung informieren und unter Umständen ihre Einwilligung einholen. 

Erstellen Sie zunächst die allgemeinen Datenschutzhinweise, die darüber informieren, für welchen Zweck die Aufnahmen erstellt werden und wie sie verarbeitet werden. Bei einer Veranstaltung haben Sie zwei unterschiedliche Möglichkeiten, die rechtmäßige Verarbeitung umzusetzen:

1) Verwendung der Aufnahmen durch Einwilligungen

Wenn Sie Aufnahmen für Werbezwecke nutzen wollen, sollten Sie von den Teilnehmenden eine  schriftliche Einwilligung einholen. So ist dokumentiert, dass die Einwilligung zu diesem Zweck erteilt wurde. Diese Vorgehensweise bietet sich auch bei Veranstaltungen an, deren Aufnahmen Sie auf Ihrer Webseite, auf Social Media oder in Druckerzeugnissen nutzen möchten. 

2) Hinweis zu Aufnahmen bei der Veranstaltung

Je größer die Veranstaltung, umso schwerer ist es, sich von jeder einzelnen Person eine schriftliche Einwilligungen geben zu lassen. Es ist trotzdem möglich, Aufnahmen zu erstellen und diese zu veröffentlichen. Sie müssen so früh wie möglich auf die Aufnahmen hinweisen und zusätzlich bei der Veranstaltung gut lesbare und leicht verständliche Hinweise aushängen. Solange die Teilnahme für die Personen nicht zwingend ist, können diese so selbst wählen, ob Sie die Veranstaltung besuchen und die Aufnahmen in Kauf nehmen oder der Veranstaltung fern bleiben. 

Unabhängig davon sollten die Personen, die mit den Aufnahmen betraut werden, vermeiden von einzelnen Besuchern Vollbild- oder Portraitaufnahmen zu erstellen. Je mehr Personen auf den Aufnahmen zu sehen sind und eher Beiwerk der Aufnahme sind, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Beschwerden. 

Vorlagen

• Merkblatt Ton-, Bild- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen (PDF-Datei)
  
• Vorlage Aushang für Veranstaltungen (Beispiel als PDF-Datei)
• Vorlage Datenschutzhinweise bei Veranstaltungen (Beispiel als PDF-Datei)