Μπορείτε να λάβετε διάφορα μέτρα για να διασφαλίσετε την αποθήκευση εγγράφων:

• Περιορισμός και τακτικός έλεγχος όσων έχουν δικαιώματα πρόσβασης
  
• Εξατομικευμένη πρόσβαση με προϋποθέσεις ασφαλούς κωδικού πρόσβασης και ενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων
  
• Κρυπτογράφηση δεδομένων στο διακομιστή
  
• Καταγραφή πρόσβασης στον διακομιστή και στα δεδομένα
  
• Αποτροπή επιλογών μεταφόρτωσης (downloading) και δικαιωμάτων εγγραφής

Αυτά αποτελούν κάποια παραδείγματα για το πώς μπορεί να αυξηθεί η προστασία δεδομένων. Για αυτές τις ρυθμίσεις και την ολοκληρωμένη ασφάλεια θα χρειαστείτε γενικά την υποστήριξη ενός ειδικού τμήματος πληροφορικών συστημάτων. Βασικός κανόνας είναι ότι όσο πιο κρίσιμα είναι τα προσωπικά δεδομένα, τόσο πιο εκτεταμένα και αυστηρότερα θα πρέπει να είναι τα μέτρα προστασίας.

Άσκηση

Προσθέστε στη λίστα σας:

1. Πού αποθηκεύονται τα επιμέρους έγγραφα και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά;
2. Πώς υλοποιείται τεχνικά η πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα; Ποιος διαχειρίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης; Ποια είναι αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης;
3. Στο τέλος αξιολογήστε εάν τα μέτρα που εφαρμόστηκαν είναι επαρκή για το επίπεδο προστασίας των εγγράφων.

Σε περίπτωση που δεν μπορείτε να απαντήσετε σε ορισμένες από αυτές τις ερωτήσεις, ζητήστε βοήθεια από ένα εξειδικευμένο τμήμα του οργανισμού σας. 

Το έγγραφο περιέχει τις ακόλουθες στήλες: 

• Στήλη 1: Έγγραφο (π.χ. λίστα επαφών της ομάδας έργου, εγχειρίδιο έργου, τελική έκθεση)  
• Στήλη 2: Προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται (π.χ. όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κ.λπ.)
  
• Στήλη 3: Διαβάθμιση κινδύνου (χαμηλός, περιορισμένος ή υψηλός) 3
• Στήλη 4: Θέση αποθήκευσης (π.χ. ονλάιν αποθήκευση, τοπικός σκληρός δίσκος, ντουλάπι αρχειοθέτησης κ.λπ.)
  
• Στήλη 5: Ποιος έχει πρόσβαση; (π.χ. εταίροι έργου, εσωτερικά τμήματα, εξωτερικά άτομα, κ.λπ.) )
• Στήλη 6: Κανονισμοί πρόσβασης (π.χ. προστασία με κωδικό πρόσβασης, εξατομικευμένη σύνδεση, κ.λπ.)
  
• Στήλη 7: Τελική αξιολόγηση (Είναι τα μέτρα επαρκή όσον αφορά την διαβάθμιση κινδύνου;)