Μετά την πανδημία του κοροναϊού, οι τηλεδιασκέψεις αποτελούν πλέον αναπόσπαστο μέρος της καθημερινής εργασιακής ζωής. Κι εδώ μεταδίδονται τα προσωπικά δεδομένα, και μάλιστα περισσότερο απ' ό,τι θα νομίζατε εκ πρώτης όψης:

• Εικόνα και ήχος ανθρώπου
• Δεδομένα σύνδεσης
• Δεδομένα για τους/τις άλλους/ες συμμετέχοντες/ουσες στη συνάντηση, όπως όνομα, οργάνωση και τεχνικά δεδομένα
  
• Διάρκεια συνάντησης
  
• Λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το λογισμικό και το υλικό που χρησιμοποιείται 

Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτά τα δεδομένα μεταδίδονται στον χειριστή λύσεων τηλεδιάσκεψης και μπορεί ακόμη και να αποθηκευτούν.

Για να διασφαλίσετε ότι συλλέγονται ή αποθηκεύονται όσο το δυνατόν λιγότερα δεδομένα όταν χρησιμοποιούνται λύσεις τηλεδιάσκεψης, θα πρέπει να ελέγξετε τις ρυθμίσεις των λύσεων πριν τις χρησιμοποιήσετε για πρώτη φορά. Συχνά υπάρχουν επιλογές για ρυθμίσεις φιλικές προς την προστασία δεδομένων, οι οποίες πρέπει πρώτα να ενεργοποιηθούν. 

Βασικές ιδέες για τη χρήση τηλεδιάσκεψης

Ως υπεύθυνος έργου ή υπάλληλος, πιθανότατα δεν θα αποφασίσετε μόνοι σας ποια λύση τηλεδιάσκεψης θα χρησιμοποιήσετε. Συνήθως, ένας οργανισμός ή μια εταιρεία έχει ήδη μια λύση που χρησιμοποιείτε για το έργο σας. Στην περίπτωση αυτή, τα ζητήματα που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων θα πρέπει να έχουν ήδη διευκρινιστεί. Εάν πρέπει να επιλέξετε μια λύση μόνοι σας, να έχετε υπόψη σας τα ακόλουθα σημεία:

(1) Είναι δωρεάν υπηρεσία ή επί πληρωμή; 

Για δωρεάν υπηρεσίες, θα πρέπει να ελέγξετε λεπτομερώς τους όρους και τις προϋποθέσεις του παρόχου για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που δημιουργούνται δεν χρησιμοποιούνται για άλλους σκοπούς ή ότι δεν διαβιβάζονται σε τρίτους. 

(2) Σε ποια χώρα γίνεται η επεξεργασία των δεδομένων

Πολλοί από τους γνωστούς παρόχους υπηρεσιών έχουν έδρα στις ΗΠΑ. Στις 10 Ιουλίου 2023 η ΕΕ έλαβε μια απόφαση επάρκειας, έτσι ώστε η χρήση πιστοποιημένων παρόχων υπηρεσιών στις ΗΠΑ από την άποψη της προστασίας δεδομένων να είναι γενικά δυνατή ξανά (περισσότερα για αυτό στο μάθημά μας «Βασικές αρχές της προστασίας δεδομένων»). 

(3) Έχει συναφθεί σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων με τον πάροχο υπηρεσιών; 

Συνάψτε μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων με τον πάροχο υπηρεσιών. Αυτές οι συμβάσεις είναι συνήθως διαθέσιμες στον ιστότοπο του παρόχου για μεταφόρτωση (download). Ελέγξτε στη σύμβαση ποια τεχνικά και οργανωτικά μέτρα έχει εφαρμόσει ο πάροχος για να διασφαλίσει ότι τα δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία προστατεύονται επαρκώς. Θα πρέπει να ελέγξετε και τη λίστα των εταιρειών με τις οποίες ο πάροχος συνεργάζεται και ανταλλάσσει δεδομένα. Πρέπει να υπάρχει εγγύηση για την προστασία δεδομένων και για αυτά.  

(4) Είναι το σύστημα ρυθμισμένο με προεπιλογές φιλικές προς την προστασία δεδομένων; 

Οι λύσεις τηλεδιάσκεψης προσφέρουν μια σειρά ρυθμίσεων. Πριν ξεκινήσετε την χρήση, διαβάστε όλες τις ρυθμίσεις μία φορά και ελέγξτε εάν όλα έχουν ρυθμιστεί σύμφωνα με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων. Για παράδειγμα, απενεργοποιήστε τις λειτουργίες παρακολούθησης και στατιστικών στοιχείων όσο το δυνατόν περισσότερο, καθώς πολλά προσωπικά δεδομένα συνήθως υποβάλλονται σε επεξεργασία για το σκοπό αυτό. 

(5) Έχει συμπεριληφθεί το νέο εργαλείο στις δηλώσεις προστασίας δεδομένων;

Στις δηλώσεις περί απορρήτου, επισημάνετε τη χρήση της λύσης τηλεδιάσκεψης προκειμένου να εκπληρώσετε την υποχρέωσή σας να παρέχετε πληροφορίες σε υπαλλήλους και συνεργάτες.

ΑΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΥΘΥΝΗΣ: Η λίστα δεν ισχυρίζεται ότι είναι πλήρης. Λειτουργεί μόνο ως οδηγός και σε καμία περίπτωση δεν αντικαθιστά τις δοκιμές από εκπαιδευμένο εξειδικευμένο προσωπικό.