Κάθε έργο παράγει έγγραφα: πρωτόκολλα, σημειώσεις, παρουσιάσεις ή την τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων του έργου. Αυτά τα έγγραφα συνήθως αποθηκεύονται σε έναν κοινόχρηστο διαδικτυακό χώρο αποθήκευσης εγγράφων που διαχειρίζεται ένας από τους εταίρους του έργου και το καθιστά διαθέσιμο στην υπόλοιπη ομάδα.

Βασικές ιδέες για τη χρήση της αποθήκευσης εγγράφων

Ο συνεργάτης του έργου που παρέχει την αποθήκευση εγγράφων είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια των εγγράφων και των προσωπικών δεδομένων που περιέχουν. Τα προστατευτικά μέτρα πρέπει να επαρκούν για τις ανάγκες προστασίας των δεδομένων. 

Άσκηση

Αφιερώστε 10 λεπτά και σημειώστε σε μια λίστα ποια έγγραφα εμπλέκονται στο έργο σας και εάν περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Εάν δεν είστε σίγουροι/ες, συζητήστε τη λίστα με τα αρμόδια τμήματα του οργανισμού σας ή την ομάδα του έργου σας. Αντίστοιχη τεκμηρίωση ενδέχεται να υπάρχει ήδη στον οργανισμό σας.

Το έγγραφο περιέχει τις ακόλουθες στήλες: 

• Στήλη 1: Έγγραφο (π.χ. λίστα επαφών της ομάδας του έργου, εγχειρίδιο έργου, τελική έκθεση)
• Στήλη 2: Προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται (π.χ. όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κλπ.)