Όπως προαναφέρθηκε, πρέπει να ενημερώσετε τους/τις συμμετέχοντες/ουσες σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων πριν χρησιμοποιήσετε μια λύση τηλεδιάσκεψης. Στην πράξη, οι ομάδες του έργου παραιτούνται συχνά από γραπτές πληροφορίες σε εσωτερικές διασκέψεις. Ωστόσο, θα πρέπει τουλάχιστον προφορικά να συμφωνήσετε εκ των προτέρων ως ομάδα ποια λύση θα χρησιμοποιήσετε. Μόλις οι εξωτερικοί/ές συμμετέχοντες/ουσες προσκληθούν σε μια τηλεδιάσκεψη, θα πρέπει να παρέχετε τις δηλώσεις περί απορρήτου γραπτώς εκ των προτέρων.