Μια ειδική περίπτωση επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τα ενημερωτικά δελτία, στα οποία οι ενδιαφερόμενοι εγγράφονται προκειμένου να ενημερώνονται για τρέχουσες πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε έργα, τα ενημερωτικά δελτία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παροχή πληροφοριών σχετικά με την πρόοδο του έργου ή για δημοσιεύσεις και εκδηλώσεις.   

Ενημερωτικά δελτία ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διαφημιστικούς σκοπούς μπορούν να αποστέλλονται μόνο με τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων ή βάσει νομικής βάσης.

Συστήματα ενημερωτικών δελτίων

(1) Παροχή πληροφοριών για την προστασία των δεδομένων στη σελίδα εγγραφής στο ενημερωτικό δελτίο

Στη σελίδα εγγραφής στο ενημερωτικό δελτίο πρέπει να παρέχεται σύνδεσμος για περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την προστασία των δεδομένων. Πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τους σκοπούς και την επεξεργασία των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία.

(2) Απαιτούνται μόνο υποχρεωτικές πληροφορίες

Τι χρειάζομαι για την αποστολή ενημερωτικού δελτίου; Σωστά, μόνο τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σπάνια υπάρχει βάσιμος λόγος για την επεξεργασία άλλων δεδομένων (π.χ. επώνυμο ή όνομα). Παρόλο που μπορείτε να ζητήσετε αυτά τα δεδομένα κατά την εγγραφή, η παροχή αυτών των στοιχείων θα πρέπει να είναι εθελοντική και η εγγραφή θα πρέπει να είναι δυνατή και χωρίς αυτές τις πληροφορίες. 

(3) Διαδικασία διπλής επιλογής για την εγγραφή

Συνιστάται η χρήση της λεγόμενης «διαδικασίας διπλής επιλογής» (double opt-in). Αυτό σημαίνει ότι μετά την εγγραφή στο ενημερωτικό δελτίο, ο/η ενδιαφερόμενος/η λαμβάνει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης, στο οποίο πρέπει να επιβεβαιώσει ενεργά ότι επιθυμεί να προστεθεί στη λίστα αλληλογραφίας. Όλα τα κοινά εργαλεία αποστολής ενημερωτικών δελτίων διαθέτουν παρόμοια λειτουργία. 

(4) Δυνατότητα διαγραφής από τη λίστα αλληλογραφίας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σε κάθε ενημερωτικό δελτίο που αποστέλλεται θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα διαγραφής από τη λίστα ενημερωτικών δελτίων. Συχνά υπάρχει ένας αντίστοιχος σύνδεσμος στο τέλος του μηνύματος. Αυτή η λειτουργία παρέχεται επίσης από κάθε εργαλείο αποστολής ενημερωτικών δελτίων.je.

(5) Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις φιλικές προς την προστασία των δεδομένων στο σύστημα αποστολής ενημερωτικών δελτίων

Ελέγξτε τις ρυθμίσεις στο σύστημα αποστολής ενημερωτικών δελτίων. Θα πρέπει να περιορίσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τις λειτουργίες που συλλέγουν δεδομένα σχετικά με τους/τις παραλήπτ(ρι)ες (π.χ. παρακολούθηση και καταγραφή). 

Εάν θέλετε να γνωρίζετε πόσοι/ες παραλήπτ(ρι)ες έχουν ανοίξει το ενημερωτικό δελτίο, πρέπει να ενημερώσετε τους/τις ενδιαφερόμενους/ες στις πληροφορίες προστασίας δεδομένων ότι συλλέγετε αυτά τα δεδομένα. 

Υπόδειξη: Στο διαδίκτυο μπορείτε να βρείτε λεπτομερείς συστάσεις για ρυθμίσεις συμβατές με την προστασία δεδομένων για μεγάλα συστήματα ενημερωτικών δελτίων.

Πηγή: Kate Stejskal στο Pixabay